Importancia de un enfoque claro en una entrevista
(Capítulo 10) Este ensayo es parte del manual “Una oficina de prensa responsable en la Era Digital”, publicación de la Oficina de Programas de Información Internacional.
La entrevista debe ser parte de toda estrategia periodística. Antes de convenir una entrevista, el funcionario del gobierno debe planificar cuidadosamente lo que desea lograr al conceder la entrevista, y saber a público será dirigida. Para enfocar el mensaje, es preciso redactar el titular que se desea para el artículo. Se debe decidir también qué es más conveniente hacer: dar la entrevista en persona, por teléfono o por correo electrónico.
Evaluar el pedido de una entrevista
Cuando un reportero le pide una entrevista a un funcionario, las respuestas a ciertas preguntas ayudarán a evaluar la solicitud. Estas preguntas incluyen:
.¿Cuál es el tema, o el punto de vista noticioso en la entrevista?
.¿Qué lo impulsó a preparar un artículo sobre ese tema?
.¿Qué medio de comunicación ? en línea, publicación impresa, blog, video o radio ? quiere la entrevista? ¿Aparecerá en varias plataformas noticieras, como una publicación impresa, con enlace a una versión en línea electrónica?
.¿Quién será el entrevistador?
.¿Cuándo y dónde se desea realizará la entrevista?
.¿Cuánto tiempo pide el reportero para hacer la entrevista?
.¿Cuál es la fecha de entrega de su reportaje para el entrevistador?
.¿Cuándo se publicará la entrevista en la prensa impresa, en línea, o por radio?
.¿Qué clase de artículo será? ¿Noticioso? ¿Una semblanza? ¿Un artículo de fondo? ¿Un formato con preguntas y respuestas? ¿O se trata de una entrevista para una página de opinión?
.¿Se entrevistará a alguien más para el artículo?
.¿Cuáles son las características del medio de comunicación y del reportero? Es importante determinar:
.Si el medio de comunicación tiene un punto de vista tomado, o una predisposición adversa sobre el asunto.
.Determinar cuánto conoce el reportero acerca del tema.
.Saber si el reportero o el medio de comunicación ha publicado en el pasado algo sobre el tema, investigar en línea o encontrar los recortes de prensa para averiguar.
.Cuan amistoso o antagónico puede ser el reportero.
.Qué público atrae el medio de comunicación del entrevistador. Para entrevistas de radio o TV, las preguntas incluyen:
.¿Será una transmisión en vivo o grabada para ser difundida más tarde?
.¿Se realizará la entrevista en un estudio, por teléfono, en la oficina del funcionario del gobierno o en otro lugar?
.¿Será a distancia, con el entrevistador físicamente ausente pero haciendo las preguntas desde otro lugar, conectado remotamente, como por ejemplo por Skype?
.Se graba la entrevista para ser difundida sin cortes, o para usar fragmentos de la misma?
.¿Incluirá la transmisión llamadas de teléfono o mensajes electrónicos de televidentes, radioescuchas o del público en línea?
.¿Cuánto tiempo durará la entrevista?
.¿Cuál será el formato del programa? ¿Un panel? ¿Un entrevistador y un entrevistado? ¿Dos entrevistadores y un entrevistado? ¿Dos entrevistados debatiendo?
.¿Si hay otros entrevistados, en qué orden hablarán?
.¿Será ante un público? ¿En qué forma se seleccionará el público?
.¿Puede utilizarse accesorios visuales?
.¿Se utilizarán recortes de películas o insertos de videocintas? De ser así, ¿tendrá la oficina de prensa una oportunidad para examinarlos y preparar comentarios o respuestas? En una entrevista para una publicación impresa o en línea, las preguntas incluyen:
.¿En qué sección de la publicación aparecerá el artículo?
.¿Se tomarán fotografías? Establecer las reglas básicas
Es antes de la entrevista que se deben establecer las reglas básicas, no después. Por ejemplo, no tratar de incluir comentarios extraoficiales después de dar las primeras declaraciones. Tampoco se le pide a un reportero “no utilizar esto” después de haber declarado algo.
Si un reportero pide una entrevista de media hora, se puede limitarla a menor duración o permitir que se prolongue. Pero no se puede interrumpir abruptamente una entrevista prevista para veinte minutos, cinco minutos después de empezada porque al portavoz no le gustan las preguntas.
En Estados Unidos, los entrevistados generalmente no tienen la oportunidad de revisar sus entrevistas o citas antes de que sean publicadas en los medios impresos, en línea o transmitidas. Cualquier solicitud de revisar citas por adelantado debe establecerse anticipadamente.
Preparar la entrevista
Es importante que la persona entrevistada no exprese más de tres puntos en una entrevista. Esto mantiene enfocada a la entrevista. Más de tres puntos principales puede ser confuso y difícil de absorber para el público.
Antes de la entrevista, la oficina de prensa, en colaboración con otros colegas del gobierno, debe decidir sobre:
.Los tres puntos que el entrevistado desea abordar.
.Ejemplos, relatos y anécdotas para respaldar cada punto. Estos ayudan al lector, oyente o televidente a comprender mejor el tema. Por ejemplo, si uno de los puntos es en defensa de una nueva política económica, anotar las razones por las que se cambia la política actual, saber que significan los cambios y cómo afectarán a los ciudadanos.
.Estar atento a las preguntas que podrían presentarse durante la entrevista y las respuestas que podrían darse. El entrevistado debe estar preparado para discutir más de los tres temas principales dado que los reporteros, especialmente los más expertos, frecuentemente pasan del tema previsto a otros asuntos.
.Estudiar los asuntos de importancia dados en los noticieros para pensar y ayudar al entrevistador con las posibles preguntas. Al analizar las preguntas y respuestas, se debe contestar estas preguntas:
.¿Cuáles son los asuntos más controvertidos que pueden surgir y el tema más delicado que podría ser abordado?
.¿Cuál puede ser la pregunta más difícil de contestar y por qué? Practicar las respuestas a las posibles preguntas.
.Tener un grabador de video o sonido para grabar la entrevista de modo que la oficina pueda verificar las declaraciones hechas e informar a los miembros claves del personal que no han oído lo que se ha dicho.
.Hacer que el portavoz se ponga rápidamente al corriente acerca de los asuntos álgidos inmediatamente antes de la entrevista. El informador, típicamente el secretario de prensa, debe poner al día al funcionario del gobierno con las noticias de último momento. No se puede permitir que el funcionario esté desprevenido.
.Antes de la entrevista la oficina debe entregar al reportero información que puede ser útil para los temas a tratarse. Pueden ser biografías, hojas de información, artículos, fotografías, blogueos, discursos e informes.
.No descartar la posibilidad de sugerir al entrevistador preguntas y temas que él podría plantear. Durante la entrevista: Sugerencias para los funcionarios del gobierno
Hacer suya la entrevista. El entrevistado tiene posibilidad de controlar la dirección de una entrevista, mucho más de lo que se supone. El hecho de que se le hagan preguntas no significa que no pueda controlar lo que dice. Tal como lo señalara una vez un presidente de los Estados Unidos: “No hay tal cosa como preguntas malas, sólo hay respuestas malas”.
Hacer lo siguiente:
.Ser conciso; no enterrar puntos importantes en respuestas largas con demasiados detalles. Hablar con oraciones cortas, claras y con tono de declaración oficial.
.Hablar en consignas para el sonido, con frases cortas y significativas.
.Aferrarse al mensaje y retornar frecuentemente a los tres puntos principales de la entrevista. Repetir las preguntas que hace el entrevistador.
.Exponer las conclusiones y pensamientos que se consideran dignos de ser citados primero, para destacar los puntos principales, después respaldar las declaraciones con datos precisos.
.Usar imágenes verbales positivas y descriptivas, que la gente puede comprender.
.Dar pruebas. Utilizar datos, estadísticas, ejemplos, anécdotas, citas y relatos. Una persona recuerda lo que la afecta, lo que la motiva y las experiencias de los demás. La gente recuerda imágenes verbales como “tan grande como un camión” más que un mero adjetivo aislado como “grande”.
.No suponer que los datos hablan por sí solos. Explicar las respuestas clara y concisamente. No todos los reporteros o ciudadanos conocen tanto acerca del tema como el entrevistado.
.Mantenerse positivo.
.Rectificar inmediatamente cualquier desinformación contenida en una pregunta.
.Nunca decir algo que no quiere ver en línea electrónica o impreso, o transmitido. Si el entrevistado no puede hablar de algo, que sea franco. Puede decir: “No tengo esa información en este momento pero volveré a comunicarme con usted” o “Está siendo investigado todavía, y divulgaremos la información cuando estemos seguros de los datos”.
.Evitar hacer declaraciones que puedan ser tomadas fuera de contexto o ser malinterpretadas, si el reportero o el redactor decide utilizar solamente esa parte de su declaración y no lo que la antecedió o siguió.
.No usar la jerga común.
.Nunca decir “sin comentarios”. Se puede, y algunas veces se debe evitar hacer una declaración diciendo algo así como, “no estoy preparado hoy para hablar de este tema” o “sería inapropiado hablar de eso este momento”.
.Ser claro. No dejar que dependa del medio de comunicación interpretar lo que el entrevistado quiere decir. Puede que el reportero lo entienda mal.
.Decir siempre la verdad. Si el entrevistado no conoce la respuesta a una pregunta, que lo admita. Debe comunciarse con el entrevistador más tarde para darle la respuesta. Mantener la concentración
Si bien se debe responder a las preguntas, se puede ampliar una pregunta y retornar al tema que al entrevistador le gustaría discutir. A esto se lo llama algunas veces “toco y me voy” ? toco la pregunta y la respondo en una forma expandida, que pone el tema en un contexto más amplio. Como el acordeón, se puede expandir la pregunta y poner el tema más en contexto. Por ejemplo, si el reportero pregunta acerca de un incidente ocurrido recientemente en la frontera, se puede decir que por décadas hubo constantes desacuerdos sobre la zona fronteriza, y que sólo recientemente se ha considerado seriamente redefinir los límites. Es por eso que la iniciativa es tan importante.
Otra técnica es utilizar frases puentes que llevan de regreso a los tres puntos principales. Esto se conoce como el ABC: acepta la pregunta, retornar al tema propio y hablar de su respuesta. Usar frases puentes para insistir en los tres puntos principales.
Tratar de usar frases puentes como éstas:
.“Esta es una pregunta muy importante…“
.“Pero el problema real es…“
.“Permítame agregar…“
.“Es importante recalcar…“
.“Es importante no pasar por alto…“
.“Lo más importante es…“
.“El punto más importante que debe recordarse es…“
.“Hablando de eso, otra pregunta que se me hace con frecuencia es…“
.“Eso aborda un aspecto de un tema más amplio…“
.“Sí, y además de esto…“
.“No, permítame que aclare…“
.“Es un poco prematuro hablar acerca de eso antes de que se conozcan todos los hechos, pero puedo decirle…“
.“No estoy seguro de eso, pero sé que…“
.“Déjeme que ponga esto en perspectiva…“
.“Eso me recuerda de…“
.“Permítame recalcar que…“
.“Me gusta esa pregunta. La gente puede tener esa idea falsa, pero la verdad es…” El entrevistado debe decir siempre la verdad. Nunca debe engañar ni mentir, sino tratar siempre de apropiarse de la entrevista, hacerla suya. Como alguna vez lo hiciera Henry Kissinger, el ex secretario de estado de Estados Unidos, quien durante una conferencia de prensa preguntó en tono de broma: “¿Alguien tiene preguntas sobre mis respuestas”?
Después de la entrevista
.Si se le prometió al reportero información adicional, dársela inmediatamente. Interrogar al personal del medio de comunicación sobre su opinión, para saber a qué atenerse.
.Evaluar la entrevista. Tomar nota para los archivos: ¿Estuvo bien en la entrevista? ¿Qué pudo se mejor? Guardar las notas para la próxima entrevista o conferencia de prensa.
.Obtener el nombre del reportero, director e ingeniero de sonido que llevaron a cabo la entrevista y poner al día la lista de medios de comunicación.
.Guardar el material en línea, los recortes de diarios, la grabación del audio o video de la entrevista en un archivo permanente.
.Si la entrevista es en forma de intercambio de mensajes electrónicos u otros medios en línea, guardar una copia.
.Bloguear y twitear acerca de la entrevista si es apropiado. Incluirla en el sitio web de la oficina. Si se realiza la entrevista por correo electrónico, estar consciente de algunas dificultades. Una ventaja es que se tiene la oportunidad de pensar antes de escribir lo que se desea decir. La desventaja es que puede ser difícil para el reportero hacer preguntas de seguimiento y realmente ahondar en el tema.
Entrevistas por video y televisión
Cuando se ve en la pantalla al entrevistado, el mensaje incluye por lo menos dos elementos principales: lo que se dice y cómo se dice ? en otras palabras, el contenido y la presentación. No son solamente las palabras, sino también el lenguaje corporal y la apariencia física, las que transmiten un mensaje. Estudios realizados han demostrado que la forma en que se el público mira al entrevistado puede ser tan importante como lo que dice.
Si el mensaje es de optimismo pero el entrevistado cruza los brazos defensivamente sobre el pecho, frunce el ceño, mira hacia abajo sin hacer contacto visual, el lenguaje corporal negativo contradice sus palabras positivas y le quita optimismo al mensaje. El lenguaje corporal debe reforzar, no reducir, la fuerza de un mensaje.
El personal de la oficina de prensa debe guiarse por el “antes”, “durante” y “después” cuando un funcionario del gobierno aparece en video. Por ejemplo, antes de una entrevista videograbada para la televisión, se debe saber si será en vivo o grabada, y si incluirá preguntas por teléfono o por correo electrónico o medios sociales. Se necesita saber si se entrevistará al funcionario solo o en compañía de otros, y de ser esto último, en qué orden aparecerá cada participante. Una secretaria de prensa casi fue despedida cuando su jefe, un alto funcionario del gobierno, tuvo sólo veinte minutos de participación, en lugar de una hora, en uno de los programas de entrevistas vespertinas importantes en el país. La entrevista fue durante una elección, y el principal opositor apareció en el segmento siguiente, aplastando el mensaje del jefe. La secretaria de prensa preguntó correctamente si su jefe sería el primero, pero no preguntó quién le seguiría.
Lo que se dice
El entrevistado debe pensar anticipadamente sobre algún dicho interesante, en o alguna consigna que puede aprovechar. Una consigna es una declaración breve, expresiva, que puede resultar memorable, que sintetice el mensaje y quede en el recuerdo del público después de la entrevista. Aun cuando no había televisión en sus días, el escritor estadounidense Mark Twain pudo haberse referido a las consignas sonoras cuando se refirió a “un mínimo de sonido con un máximo de sentido”.
Cómo se dice
.Mirar directamente al entrevistador si la entrevista es en persona. Mantener firme el contacto visual. Ojos que van de un lugar a otro le dicen al entrevistador que se está tratando de ocultar algo o que el vocero no está seguro de sí mismo. Una mirada fuerte, firme, demuestra honradez. Si el entrevistado debe leer o consultar notas, debe bajar los ojos, no la cabeza.
.Mirar a la cámara si la entrevista es a distancia, con el entrevistador en otro lugar. La cámara se convierte en la persona con la que se habla.
.Inclinarse ligeramente hacia adelante en dirección a la cámara cuando se está sentado, pues puede crear intimidad con los televidentes. Nunca sentarse encorvado, con los hombros caídos.
.Poner un pie por delante del otro mientras se está parado o sentado para evitar hamacarse.
.Usar gestos naturales con las manos para no parecer rígido o incómodo.
.No balancear la cabeza, tamborillear con los dedos, girar en la silla o removerse hacia adelante y atrás. Esto distrae la atención y también puede hacer que el entrevistado quede fuera del marco de la imagen.
.Contestar las preguntas con frases enteras. No responder con un “sí” y un “no”. Por ejemplo, si el entrevistador dice, “tengo entendido que la carretera quedará terminada el año próximo”, no se puede responder simplemente con un “sí”. Suena mejor decir, “Sí, la súpercarretera que unirá la ciudad X con la ciudad Y quedará terminada a principios del año próximo”.
.No usar jerga comercial o técnica, ni acrónimos con los que el ciudadano medio no está familiarizado.
.Redondear los números de modo que se los pueda absorber fácilmente. Por ejemplo, en lugar de decir “cuatrocientos cuarenta y cuatro mil”, decir “casi medio millón”.
.Comunicar el mensaje en los primeros treinta segundos y de allí en adelante ampliar los puntos básicos.
.Mostrar entusiasmo y energía: la televisión puede aplanar y hacer que una persona se vea insulsa. Estar siempre calmado y en control aun cuando la pregunta sea difícil. Ser directo, pero manterse positivo y tranquilizador como sea posible. Lo peor: estar a la defensiva, enojado, o sermonear. Nunca perder el control.
.Ser conciso. Una entrevista de quince a veinte minutos se reduce a menos de un minuto de transmisión.
.No usar “muletillas” ? es decir, no farfullar ni intercalar“hmmm” o “ahhh” o “uhhh” entre las palabras o frases. Esto ocurre algunas veces cuando la persona piensa lo que va a decir después. En lugar de eso, el entrevistador debe pensar en su respuesta y luego expresarla.
.Mostrar buen humor. El humor es una de las mejores formas de comunicación.
.Suponer siempre que el micrófono está conectado y abierto. Muchos funcionarios dicen cosas que hubieran querido no decir, por suponer que el teléfono estaba desconectado. Cómo vestirse
De igual importancia es la apariencia física y la manera de vestir.
.El entrevistado debe vestir ropa con colores que contrasten con el fondo. La regla es vestir ropa de color sólido, ligero pero no blancos ni totalmente negros. Los colores intermedios, especialmente el azul, son los mejores. No vestir ropa a cuadros, con franjas, telas estampadas o llamativas, tejidos brillantes que producen reflejos y distraer la atención.
.Vestirse en forma apropiada a su ocupación, ubicación y correspondiente al mensaje. Si el mensaje es formal y serio, vestir de traje; si es divertido e informal, usar ropa más casual. No se pone uno, por ejemplo, un traje de negocios para ir a la playa.
.Las mujeres no deben usar demasiados adornos, como joyas brillantes, grandes, que pueden distraer la atención a su mensaje.
.Los hombres no deben usar camisas más oscuras que la corbata. De ser calvo, considere empolvar ligeramente la cabeza o frotarla con un pañuelo para reducir el brillo con las luces de la televisión. Si el entrevistado tiene mucha barba, debe aféitarse antes de presentarse ante la cámara.
.No usar lentes para el sol, o lentes que se oscurecen bajo la luz. Es mejor que el entrevistado se quitae los lentes si puede estar sin ellos. El vidrio refleja las luces de la cámara. Debe quitarselos por lo menos quince minutos antes de la entrevista para ajustar la mirada y hacer que desaparezcan las marcas de la montura de los lentes sobre la nariz.
.Averiguar si se usará un micrófono que se prende a la ropa, para vestir un saco con solapa, para prender el artefacto con facilidad.
.El entrevistado debe saber si será maquillado en el estudio. De ser así, debe llegar antes, con un poco más de tiempo de lo normal. El portavoz debe tener presente que necesita, que tendrá que ser entrevistado otra vez. No debe dificultar ni complicar las cosas. Los entrevistadores siempre buscan a las personas tranquilas y solventes, que tengan algo interesante que decir, hacer citas buenas y oportunas y que sea fácil de trabajar con ellas.
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